Meilleur logiciel de facturation : quelle solution pour vos factures ?

 

Le logiciel de facturation comme son nom l’indique est un programme destiné à la gestion de la facturation. Il est à noter que le logiciel peut s’occuper intégralement ou partiellement de ce processus de facturation, ce qui explique la différence des fonctionnalités entre les logiciels. En effet, certains programmes comprennent plus de fonctionnalités que d’autres et il y a aussi ceux qui sont gratuits et ceux qui sont payants. Il est à noter que le logiciel le plus cher n’est pas forcément le meilleur et il ne répondra pas forcément à vos besoins, même s’il comprend une panoplie de fonctionnalités. Dans ce dossier, nous allons faire un zoom sur le logiciel de facturation et nous allons vous aider à faire le choix du logiciel qui vous convient.

Logiciel de facturation : la base pour vos factures

Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, le logiciel de facturation est un outil informatique qui va simplifier et automatiser l’édition des devis et des factures. Sa mission ne se limite pas à l’édition de ces documents, car il pourra également s’occuper de leur diffusion vers les clients concernés et de leur archivage. Tous les logiciels de facturation ne sont pas identiques et n’ont pas toujours les mêmes fonctionnalités. Certains ont des fonctionnalités plus avancées qui vous permettront de faire le suivi comptable par exemple. Vous pourrez également trouver des outils gratuits et des outils payants.

Est-il obligatoire de disposer d’un logiciel de facturation ?

Pour une entreprise, quel que soit son statut, ou pour un professionnel indépendant, à ce jour, il n’y pas d’obligation sur l’utilisation d’un logiciel de facturation. De ce fait, pour élaborer vos devis et vos factures, vous pouvez avoir recours à un logiciel de facturation ou rester sur des outils de base comme un tableur type Excel ou un facturier papier pour pouvoir garder des traces de ces opérations.

Il est à noter toutefois que l’article 222 de la loi Macron oblige les entreprises à passer à la production de factures dématérialisées, autrement dit une entreprise doit utiliser la facturation électronique. Ceci est déjà une ouverture vers l’utilisation du logiciel de facturation. Si l’utilisation du logiciel de facturation ne revêt pas ce caractère obligatoire, l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié est obligatoire depuis 2018 pour lutter contre la fraude à la TVA.

Comment fonctionne un logiciel de facturation ?

Il est à préciser que pour qu’un devis ou une facture soit valable, le document doit comporter certaines informations. On devra par exemple y retrouver entre autres la date d’émission de la facture, la numérotation du document, l’identité de l’acheteur, même s’il est un particulier et les informations sur la structure. Si vous oubliez une de ces données obligatoires, le document n’est pas non seulement invalide, mais vous risquez également des sanctions pénales et financières pouvant atteindre les 375 000 euros.

Le logiciel de facturation propose des modèles de documents comprenant les mentions légales obligatoires. Il fonctionne de manière à :

• Éditer et émettre les factures et les devis automatiquement en reprenant les données des clients et du produit ou du service sur la base de données,
• Personnaliser le document avec vos informations professionnelles,
• Enregistrer tous les documents pour que vous puissiez les communiquer à votre expert-comptable par exemple,
• Télécharger et envoyer les devis et les factures créés,
• Gérer les factures via le tableau de bord, ce qui vous permet d’avoir en un coup d’œil par exemple les devis envoyés, les factures envoyées, mais non payées, les factures en retard de paiement et les factures payées.

Le fonctionnement d’un logiciel de facturation varie d’un outil à un autre et ceci dépend particulièrement des fonctionnalités dont il dispose.

Les avantages d’un logiciel de facturation

Pour son utilisateur, le logiciel de facturation est un outil stratégique. C’est pour cette raison que les entreprises, les autoentrepreneurs et même les freelances y ont recours. Mais quels sont les réels intérêts d’utiliser ce logiciel de facturation ? Ne va-t-il pas encore plus nous compliquer la vie ?

Gain de temps

L’utilisation d’un logiciel de facturation représente un vrai gain de temps, car le processus de facturation est automatisé. Vous aurez directement une facture ou un devis préparé que vous n’aurez qu’à remplir et à personnaliser. Comme tout est centralisé sur cet outil, vous n’aurez plus besoin de fouiller dans l’agenda les informations sur le client. Vous n’aurez qu’à taper un mot clé pour le retrouver et les données obligatoires du client qui doivent figurer sur le document vont directement apparaître. Si vous avez déjà élaboré un devis, vous n’aurez pas à refaire tout le travail pour établir une facture ou un bon de livraison à partir de celui-ci, car le logiciel de facturation s’en occupera directement.

On peut également conjuguer avec ce gain de temps le gain d’énergie. S’occuper de ces paperasses peut ne pas être votre point fort, ce qui fait que cette tâche peut vous pomper l’énergie. Avec un logiciel de facturation, établir des devis et des factures vous fera gagner du temps et de l’énergie : vous pourrez donc vous concentrer sur des tâches plus importantes comme la prospection ou encore la réalisation des commandes de votre clientèle.

Facile d’utilisation

Vous pouvez vous dire que l’informatique n’est pas votre fort, mais rassurez-vous : ces logiciels de facturation en ligne sont simples d’utilisation et intuitifs. Vous n’allez pas vous perdre. Avant l’utilisation, vous pouvez même vous familiariser avec l’outil grâce aux tutoriels proposés par leurs éditeurs. Si vous avez un problème spécifique, vous pouvez également compter sur le support client de l’éditeur.

Automatisation des opérations liées à la facturation

Les logiciels de facturation les plus avancés comprennent plusieurs fonctionnalités qui vont faciliter encore plus votre travail. Pour la création du devis ou de la facture par exemple, vous pourrez faire en un clic la création du document. Le logiciel pourra aussi directement classer cette facture dans les factures impayées et si le logiciel est doté de la fonctionnalité « synchronisation bancaire », il va directement placer la facture concernée dans les factures payées si le client a effectué le paiement. Le logiciel de facturation pourra également s’occuper automatiquement de l’édition d’une facture toutes les fins du mois si vous avez un client qui a pris un abonnement chez vous.

Tableau de bord

Le tableau de bord n’est pas identique pour tous ces logiciels de facturation, mais dans tous les cas, ce tableau de bord va vous donner un aperçu de vos activités liées aux factures établies. Vous pourrez par exemple voir le chiffre d’affaires réalisé, les factures en attente de paiement ou les devis à relancer. Certains logiciels de facturation embarquent également un système de notification. Une fois que vous arrivez sur l’outil, vous pourrez avoir une notification alertant un paiement ou un retard de paiement par exemple. Ce logiciel de facturation, même s’il n’est pas si complet, peut vous assurer une meilleure gestion et un meilleur suivi du poste client.

Moins de risque d’erreur

Comment créez-vous vos devis ou factures actuellement ? Vous ouvrez un fichier, vous insérez les informations sur le client, le produit ou service demandé, les tarifs… Là, c’est déjà une perte de temps, mais il y a aussi des risques d’erreur. En allant d’un fichier à un autre, vous pouvez vous tromper sur les coordonnées du client par exemple ou sur le prix du produit ou du service. Un logiciel de facturation vous fera gagner du temps et vous aidera à réduire ces risques d’erreur. Pour créer un devis ou une facture pour un client, le logiciel vous demandera pour quel client le document est destiné et il se chargera automatiquement de mettre les données sur ce client. Si l’outil comprend la fonctionnalité « catalogue », vous pourrez directement sélectionner le service ou le produit et le tarif correspondant s’affichera automatiquement.

Des factures conformes aux dispositions légales

La plupart des logiciels de facturation proposés sur le marché actuel ont été conçus dans le respect des dispositions légales. Autrement dit, les modèles de factures qu’on vous propose sont conformes à la législation en vigueur. Si le logiciel comprend une option de personnalisation, vous pourrez modifier ou déplacer certains éléments, mais on y retrouvera forcément les éléments obligatoires pour le devis ou la facture.

Connaissez-vous les limites de ce logiciel ?

Aussi performante et efficace que soit tel ou tel logiciel de facturation, son utilisation s’accompagne de quelques contraintes à prendre en compte. Avant l’utilisation, pensez à bien paramétrer le logiciel pour éviter certains soucis dans le futur. Ce paramétrage peut être fastidieux, mais vous devez le faire et pour ceci, vous pouvez compter sur le support client de l’éditeur. Si votre structure travaille depuis plusieurs années, assurez-vous que le logiciel accepte l’importation de bases de données pour que vous puissiez intégrer tous vos clients. Il serait également idéal qu’il accepte la récupération de cette base, ce qui vous sera utile si vous devez passer à un autre logiciel de facturation. On ne peut pas non plus fermer les yeux sur le fonctionnement du logiciel : pour fonctionner, ce logiciel en ligne a besoin de connexion Internet. Ceci dit, vous devez avoir une connexion Internet à débit suffisant pour l’utiliser. Aussi complet que cet outil puisse être, il se peut que vous deviez vous occuper de certaines tâches administratives comme la déclaration de la TVA.

Logiciel de facturation : pour qui ?

Comme nous l’avons indiqué un peu plus haut, aucun texte législatif n’oblige les entreprises ni les travailleurs indépendants à prendre un logiciel de facturation. Alors pour qui sont destinés ces logiciels de facturation ? Un autoentrepreneur qui vient de commencer son activité n’a pas forcément besoin de ce type de logiciel, vu qu’il n’a pas encore autant de clients. Cependant, dès que l’activité décolle, l’utilisation d’un outil de facturation est fortement recommandée dans le but d’optimiser la gestion de l’entreprise. Même si vous choisissez un logiciel payant, dites-vous qu’il s’agit d’un investissement, car ce logiciel pourra contribuer à pérenniser votre entreprise.

En concevant ces logiciels, les éditeurs ont pensé à toutes les entreprises, peu importe leur taille et leur statut. En d’autres termes, un freelance, une personne exerçant une profession libérale, un commerçant ou encore un artisan peut utiliser un logiciel de facturation.

Quelles sont les fonctionnalités pour gérer vos factures ?

Un logiciel ne peut être défini comme un outil de facturation s’il ne dispose pas des fonctionnalités « classiques » nécessaires à la gestion des factures. Parmi ces fonctionnalités, on peut donc citer :

• L’édition et l’émission des devis et des factures et éventuellement des avoirs, des bons de commande et des bons de livraison,
• La personnalisation des documents afin que vous puissiez glisser votre logo par exemple,
• La transformation automatique d’un devis en facture,
• L’enregistrement et l’archivage de ces documents,
• La gestion des clients pour que vous n’ayez pas à entrer à chaque fois les données du client,
• Le calcul de la TVA,
• L’automatisation de la numérotation des documents,
• Le suivi de factures.

Pour vous permettre de gérer vos factures, certains éditeurs ont poussé la conception de leurs logiciels de facturation. Ces derniers peuvent alors avoir en fonctionnalités en plus l’automatisation des procédures administratives et le suivi des règlements. Les outils les plus complets proposent des fonctionnalités plus spécifiques qui ne sont pas forcément en liaison avec la facturation, mais qui lui sont complémentaires. Certains logiciels, notamment les modèles payants, disposent par exemple :

• de la fonctionnalité de la signature électronique,
• d’un système de paiement en ligne,
• d’un programme CRM,
• d’un espace privé sur lequel les clients pourront se connecter pour voir leurs factures,
• d’une fonctionnalité de suivi de stocks.

Il est évident qu’un logiciel de facturation gratuit n’aura pas autant de fonctionnalité, mais on ne peut pas non plus se permettre de dire que les outils payants sont les meilleurs ou sont les plus performants. Comme nous n’avons pas toutes les mêmes attentes, pour trouver le meilleur logiciel de facturation, il faudra tenir compte de ses propres besoins.

 

Meilleur logiciel de facturation : comment le choisir ?

Comme pour l’achat d’un autre produit ou service, vous pouvez vous référer à certains critères pour choisir votre logiciel de facturation. Pendant la vérification de ces tas de logiciels, vous devez également garder en tête vos réels besoins et qui sait, un logiciel gratuit peut être le meilleur pour vous.

Votre forme juridique, votre statut et votre type d’entreprise

 

Quand vous avez un logiciel sous vos yeux, vérifiez en premier lieu pour qui l’éditeur l’a conçu. Vous perdez du temps en passant à la loupe chaque fonctionnalité, si le logiciel de facturation lui-même ne s’adresse qu’aux microentreprises. Votre type d’entreprise peut aussi vous rediriger vers des outils qui sont plus adaptés à votre activité. Si vous êtes une société commerciale par exemple, un simple logiciel de facturation pourra vous convenir, mais dans cette panoplie, il peut y avoir des logiciels plus complets avec des fonctionnalités comme la gestion des stocks. Si vous œuvrez dans le BTP, il existe aussi des logiciels de devis-facture dédiés au bâtiment.

La taille de votre entreprise

Avant de vous décider sur un logiciel, voici les questions que vous devez vous poser : combien de vos collaborateurs seront amenés à l’utiliser ? Si vous êtes le seul dans l’entreprise qui s’occupera de l’édition des devis et des factures ainsi que du suivi du paiement, n’importe quel logiciel devrait vous convenir. Cependant, dès que vous êtes nombreux à être obligé d’y avoir accès, vérifiez bien que le logiciel que vous avez sélectionné et que l’offre que vous avez prise propose le nombre d’utilisateurs dont vous avez besoin. Il se peut que pour qu’un utilisateur en plus puisse avoir accès au logiciel et au compte de l’entreprise, l’éditeur vous demande quelques euros en plus.

Facilité d’utilisation

Même si vous vous connaissez bien en informatique, il serait bien de choisir un logiciel simple d’utilisation. Si ce dernier n’est pas intuitif et ergonomique, il risque de vous compliquer encore plus la tâche. Vérifiez si les principales fonctionnalités sont accessibles rapidement : c’est important si vous dirigez une grande structure et que vous devez vous occuper de la facturation tous les jours. L’utilisation de la plupart des logiciels de facturation ne requiert pas de connaissance technique, mais même s’ils sont faciles d’utilisation, il vous faudra quand même quelques jours pour vous familiariser avec l’interface et avec les différentes fonctionnalités. Pour confirmer cette facilité d’utilisation, vous pouvez même prendre l’offre d’essai gratuit proposée par certains éditeurs de logiciels.

Les fonctionnalités

Comme il s’agit d’un logiciel de facturation, il devra comprendre les fonctionnalités classiques pour gérer les factures. Prenez le temps de vérifier que ces fonctionnalités soient bien comprises. Par la suite, vous pouvez vous pencher sur les fonctionnalités spécifiques. Là, vous devez être bien posé et considérer vos réels besoins. Il serait dommage de payer pour une fonctionnalité spécifique dont vous n’aurez pas besoin. Si vous avez des doutes sur le principe d’une fonctionnalité, n’ayez pas peur de contacter le support client de l’éditeur du logiciel.

Le prix

Pour trancher sur ce point-là, c’est simple : combien êtes-vous prêt à payer pour ce logiciel de facturation ? Si vous venez de commencer votre activité, il serait plus raisonnable d’opter pour un outil gratuit. Au cas où vous avez un petit budget, rayez déjà de la liste ces logiciels qui sont trop chers pour vous. Comprenez que le prix ne doit pas être considéré comme un critère déterminant et que si vous prenez une offre gratuite, vous ne devez pas espérer une grande performance. Si vous avez donc besoin d’une fonctionnalité en particulier, surtout si elle va vous permettre de faciliter la gestion de la paperasse administrative, on vous conseille d’ajouter quelques euros à votre budget.

Flexibilité et évolutivité

Si aujourd’hui, votre choix s’est tourné vers un logiciel de facturation gratuit, il se peut que d’ici quelques mois, il puisse ne plus vous convenir. C’est pour cette raison qu’il serait aussi raisonnable d’opter pour un logiciel qui est flexible. Ceci vous évitera de changer carrément de logiciel dans le futur et de réimporter votre base de données. Si vous avez choisi un logiciel flexible avec une offre évolutive, le mois prochain, vous n’aurez qu’à prendre l’offre en dessus pour pouvoir éditer plus de documents ou pour avoir accès à une autre fonctionnalité.

Logiciel de facturation à télécharger ou à utiliser en ligne ?

On peut classer les logiciels de facturation en deux grandes familles si on se réfère au cas d’usage. On a d’un côté les logiciels de facturation à télécharger qu’il faut installer sur votre ordinateur et qui ne nécessitent pas de connexion pour fonctionner. D’un autre côté, il y a les logiciels de facturation en ligne qui pour l’utilisation nécessite une connexion Internet. Ceux-là ont ce grand avantage d’accessibilité, car que vous soyez au bureau, à la maison ou sur le terrain, vous pourrez gérer vos factures.

L’intégration à d’autres logiciels

Ceci peut également être un critère déterminant si vous utilisez déjà un CRM, un outil de gestion de projet ou encore un logiciel de comptabilité. Il serait intéressant que le logiciel de facturation accepte la liaison avec ces autres outils pour faciliter encore plus la gestion administrative et comptable.

Stockage des données et sécurité

Lorsqu’on choisit un logiciel, on n’a pas vraiment tendance à lire les règles de confidentialité. Pour ce logiciel de facturation, prenez le temps de lire la politique de confidentialité qu’applique l’éditeur, surtout si vous avez choisi un logiciel de facturation en ligne. L’éditeur doit avoir une politique claire en protection de données, de confidentialité et de sécurité. Il doit également vous autoriser à récupérer vos données si vous résiliez l’abonnement. Si besoin est, écrivez au support client pour vous renseigner sur la disponibilité des données de leurs clients et sur la sauvegarde de ceux-ci.

Service client

Si vous n’avez pas encore testé le service client jusqu’ici, on vous conseille de le contacter pour voir la réactivité de son équipe. Même si vous vous êtes bien retrouvé lors de la prise en main du logiciel lors de la version test, on ne peut pas écarter la survenance d’un bogue. C’est là l’importance de la réactivité du service client. Si vous avez choisi un logiciel de facturation en ligne, vous ne pourriez pas avoir accès à vos factures s’il y a un bogue. Il serait rassurant d’avoir un téléconseiller qui pourra vous rassurer et vous apporter une solution dans ce genre de situation.

Combien coûte un logiciel de facturation ?

Si vous avez décidé de prendre un logiciel de facturation payant, sachez que ceci ne vous coûtera pas une fortune. Les prix sur le marché sont très variables. Vous avez également le choix de prendre une offre avec ou sans abonnement. En tout cas, préparez un budget d’environ une dizaine d’euros par mois si vous voulez avoir un outil de facturation avec les fonctionnalités de gestion de facture « classiques ». On peut vous demander quelques euros en plus si vous avez besoin de fonctionnalités plus spécifiques, ce qui fera grimper l’offre jusqu’à une trentaine d’euros.

Meilleur logiciel de facturation : faciliter vos devis et votre comptabilité

Si à ce stade, vous n’arrivez toujours pas à vous décider entre deux logiciels de facturation, vous pouvez prendre l’offre gratuite pour tester. Vous pourrez ainsi voir lequel de deux outils correspond le mieux à vos besoins, lequel vous permet d’établir rapidement des factures et des devis et lequel propose des fonctionnalités qui vous permettent de mieux gérer la facturation. Si le logiciel de facturation vous semble trop incomplet ou si vous avez besoin d’un logiciel qui pourra assurer toute la partie comptabilité, essayez de voir dans la liste des logiciels de comptabilité.