Depuis l’avènement du numérique, la digitalisation a permis à plusieurs entreprises de mieux se développer. La numérisation des documents fait partie des facteurs qui contribuent activement à cette prospérité.

En effet, cette innovation permet de convertir un dossier physique en fichier numérique. Si vous êtes toujours adepte de l’archivage internalisé ou externalisé des documents dans votre entreprise, il est temps d’adopter la numérisation. Voici les principaux avantages de cette solution.

Numériser vos documents garantit la facilité d’accès aux fichiers et la collaboration entre les employés

L’avantage principal de la numérisation des documents pour votre entreprise est la possibilité aux collaborateurs d’accéder facilement aux documents pour un besoin quelconque. Par exemple, numériser les factures permet à vos employés de se référer rapidement aux données nécessaires pour le traitement des décomptes.

D’autre part, la numérisation des documents sert à créer, modifier et partager simultanément des fichiers entre les collaborateurs d’un même service. Cela contribue à améliorer la collaboration entre les équipes et à faciliter la coordination des travaux. Elle favorise également l’adoption du télétravail chez certaines entreprises.

La sécurisation de vos données pour anticiper toute perte et limiter l’accès aux documents confidentiels

Avec la numérisation des documents, vos fichiers sont stockés et sauvegardés en ligne, y compris les photos, ce qui exclut tout risque d’usure ou de dommage. Ils sont donc mieux sécurisés qu’en état de dossiers physiques.

De plus, la numérisation des documents vous permet de protéger vos documents avec un mot de passe ou de définir un délai de validité pour des fichiers spécifiques. Elle vous permet également de restreindre l’accès à certains documents confidentiels en créant un portail de sécurité accessible uniquement aux collaborateurs autorisés.

La réduction des frais de stockage des documents en plus d’un gain d’espace et de temps considérable

En adoptant la numérisation des documents pour votre entreprise, vous réduisez les frais dus aux coûts de stockage qui sont généralement onéreux. En effet, les entreprises ont des milliers de documents physiques à stocker, ce qui entraine des dépenses mensuelles ou annuelles conséquentes.

Mais en optant pour un disque dur ou un serveur en ligne, vous conservez plus de documents, et ce, beaucoup moins cher, vous permettant ainsi de faire des économies. Aussi, l’espace de stockage nécessaire pour garder vos documents est considérablement réduit, car vous n’avez plus besoin de monopoliser tout un secteur de vos locaux.

Vous obtenez ainsi des superficies supplémentaires pour d’éventuels besoins d’espace futurs. Par ailleurs, vos collaborateurs n’auront plus à éplucher des classeurs pendant dix ou vingt minutes pour retrouver un document. La numérisation des dossiers vous permet d’identifier rapidement le fichier recherché grâce à son indexation, ce qui leur évite des frustrations et vous fait gagner du temps.

Le respect des réglementations de conformité et de conservation légales et la préservation du patrimoine de votre entreprise

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont soumises à des obligations légales de conservation de documents sous peine de sanctions. Concrètement, elles doivent conserver certains fichiers pendant une période donnée.

Grâce à la numérisation, vous avez l’avantage de pouvoir stocker vos documents légaux sans craindre leur détérioration avec le temps. Vous pouvez aussi facilement les retrouver pour tout besoin de conformité fiscale par exemple.

D’autre part, la numérisation des documents contribue également à la protection du patrimoine documentaire de votre entreprise. C’est-à-dire que tous les documents relatifs au savoir-faire et à l’activité de l’entreprise sont précieusement sauvegardés. Ces archives d’importance capitale sont souvent mal identifiées et le fonds documentaire très négligé.

Mais avec la numérisation, ces problématiques sont écartées et le patrimoine commercial, culturel et unique de votre entreprise est unifié et bénéficie d’une protection optimisée. Vous respectez ainsi votre héritage documentaire et préservez l’histoire de votre entreprise.

L’adoption d’une stratégie écologique et l’amélioration du service client

La numérisation des documents est un moyen efficace pour les entreprises d’adopter une démarche respectueuse de l’environnement. Elle permet de réduire l’utilisation du papier, de l’encre et par ricochet minimiser l’impact écologique des entreprises.

Cette stratégie zéro papier favorise également la diminution de l’utilisation d’énergie, réduisant ainsi l’émission de CO2 pour garder l’atmosphère pure. De plus, numériser vos documents, c’est les indexer afin de pouvoir retrouver facilement et rapidement une information pour les clients. Elle améliore ainsi la réactivité du personnel à la grande satisfaction des clients.

Par ailleurs, l’utilisation de factures et de correspondances numériques dans la gestion de clientèle renforce l’image de l’entreprise et permet de fidéliser vos consommateurs. Vous l’aurez compris, adopter la numérisation de documents dans votre entreprise représente une solution avantageuse et un investissement durable.

Pour finir, notez aussi que le passage à la numérisation est un processus parfois chronophage. C’est pourquoi il est conseillé de se faire accompagner par un prestataire qualifié. Celui-ci prend en charge toutes les étapes de la migration et fournit également des services d’entretien régulier pour vous garantir une expérience optimale.