Un logiciel de facturation est-il obligatoire pour votre activité ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation est-elle obligatoire pour les autoentrepreneurs et les entreprises ? C’est une question que certains professionnels et entreprises se posent souvent. Que le logiciel de facturation soit obligatoire ou non, c’est devenu un outil incontournable dans la gestion de la facturation et de la comptabilité de chaque entreprise.

Faut-il obligatoirement utiliser un logiciel de facturation ?

Les grandes entreprises, les TPE/PME et les autoentrepreneurs ne sont pas obligés d’utiliser un logiciel de facturation. Il n’existe ni de contrainte légale, ni de contrainte réglementaire en la matière. À part les logiciels de facturation, les entreprises peuvent aussi utiliser d’autres solutions. La solution classique la plus utilisée, c’est le facturier papier. Il s’agit d’une facture pré-imprimée qui contient l’essentiel des mentions obligatoires. Le carnet à souches contient une feuille destinée au client et une copie pour le vendeur. Même si les factures portent un numéro pour éviter le doublon ou le trou dans la numérotation, le risque d’erreur de calcul est élevé. Certaines mentions peuvent également être oubliées, sans compter la perte de temps.

La deuxième solution possible, c’est l’utilisation d’un tableur ou d’un traitement de texte qui effectue le calcul automatiquement. Les factures réalisées sur ces deux outils informatiques sont personnalisables. L’utilisateur peut y intégrer le logo et la couleur de l’entreprise. Ces factures peuvent également contenir les mentions légales. C’est plus performant que le facturier papier et les risques d’erreur sont limités. Cependant, le responsable doit procéder à uneveille législative. C’est important pour s’assurer que toutes les mentions prévues par la Loi apparaissent dans la facture. 

Pour limiter les erreurs, éviter la perte de temps et insérer les mentions complètes et exactes dans la facture, le logiciel de facturation est le meilleur choix. Ce programme informatique permet d’éditer des devis et des factures automatiquement. Ces logiciels sont disponibles sur le marché depuis de nombreuses années, mais ce sont particulièrement les grandes entreprises qui l’utilisent. Aujourd’hui, il existe plusieurs logiciels répondant aux besoins des petites et moyennes entreprises et des professionnels indépendants. Même si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, c’est vivement recommandé. Cela concerne particulièrement les artisans, les freelances, le TPE/PME et pour toutes les structures en quête de performance. Il s’agit d’un outil intuitif qui intègre plusieurs fonctionnalités. Le logiciel de facturation est efficace, pratique et facile à utiliser et il n’exige aucune maîtrise de la comptabilité.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de facturation ?

Que vous soyez autoentrepreneur ou professionnel indépendant, le logiciel de facturation vous est indispensable. Il s’avère également utile pour tout type d’entreprise : microentreprises, TPE/PME et grandes entreprises. En effet, un logiciel de facturation gère de façon automatique la comptabilité et la facturation. Selon les fonctionnalités proposées, le logiciel peut éditer un devis, le transformer en bon de commande, bon de livraison ou bien en facture. Le logiciel de facturation permet également d’éditer et suivre l’acceptation du devis.

Pour répondre à tous les besoins, les éditeurs intègrent des fonctionnalités supplémentaires permettant de gérer les impayés et procéder à des relances. Il y a aussi ceux qui proposent une fonctionnalité CRM pour améliorer la relation client et booster le chiffre d’affaires de l’entreprise. Auparavant, les logiciels de facturations étaient des solutions intégrées. Avec l’évolution de la technologie, les solutions en ligne sont de plus en plus nombreuses. Ces outils SaaS permettent à chaque utilisateur de s’y connecter à tout moment, depuis n’importe quel terminal. Toutes ces fonctionnalités apportent de réels avantages pour l’entreprise et l’autoentrepreneur :

• la centralisation de la base de données clients,
• le respect des règles et législations en vigueur,
• la réduction des risques d’erreurs et les risques d’oubli de facturation,
• le meilleur suivi de l’évolution du chiffre d’affaires et de l’activité de l’entreprise dans sa globalité,
• le gain de temps.

Comment choisir un logiciel de facturation conforme à la loi ?

Si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, il y a des critères importants à prendre en compte pour faire le bon choix. Le premier critère, c’est l’agrément. Afin de vous assurer de son efficacité, vous devez vérifier qu’il s’agit d’un logiciel de facturation agréé par l’État et qu’il est aussi conforme à la dernière réglementation en matière de facturation. Ensuite, vous devez choisir un logiciel de facturation ergonomique et facile d’utilisation. Sa manipulation doit être facile pour vous faire gagner du temps.

Puisque le logiciel de facturation doit vous aider dans la gestion de votre facture et de votre comptabilité, il est essentiel de pouvoir paramétrer l’outil et personnaliser le document. Si le logiciel intègre une fonctionnalité de personnalisation des documents, vous pouvez insérer le logo de votre entreprise. La personnalisation vous donne également la possibilité d’éditer différents modèles de devis et factures, selon le type de client, le type de service ou de produit. Le dernier critère de choix de logiciel de facturation, c’est le SAV. Celui-ci doit être réactif et doit être capable de gérer les problèmes en temps réel.

Facturations électroniques, quelles sont les obligations ?

Que vous soyez un dirigeant d’entreprise ou un professionnel indépendant, vous devez savoir que la loi française impose des règles strictes à respecter en matière de facturation. Le défaut de facturation est passible d’une amende pénale et le non-respect des règles de facturation vous expose aussi à une amende fiscale. Elle est généralement fixée à 15 euros par mention inexacte ou manquante. Dans tous les cas, plusieurs informations doivent figurer dans la facture :

• la date d’édition et le numéro de la facture,
• la date de livraison de la marchandise ou de l’exécution du service,
• l’identité du client à savoir son nom, son adresse, le nom de société s’il s’agit d’une intervention en B to B et la TVA,
• l’identité du vendeur ou le prestataire de services, le SIRET, la TVA et la forme de la société doivent figurer dans la facture en plus de son nom, prénom et adresse,
• le produit vendu ou la prestation réalisée et son prix TTC et HT,
• le délai de paiement ainsi que le montant et le taux d’indemnité en cas de retard.

Le logiciel que vous choisissez doit vous permettre d’intégrer ces différentes informations dans la facture. Il faut préciser que la loi Macron du 6 août 2017 a obligé l’utilisation de la facturation électronique pour les entreprises qui adressent ou reçoivent des factures aux clients publiques. Cette réglementation a été mise en vigueur à partir du :

• 1^er janvier 2017, pour les grandes entreprises,
• 1^er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire,
• 1^er janvier 2019 pour les TPE/PME,
• 1^er janvier 2020 pour les microentreprises.

L’objectif de cette obligation, c’est de réduire les coûts, améliorer les délais de paiement, sécuriser les envois et la traçabilité des documents et limiter l’impact sur l’environnement. Jusqu’à présent, il n’y a aucune sanction juridique en cas de non-respect de cette obligation. Cependant, le risque de ne pas se faire payer est élevé et ceci pourrait nuire à l’activité de l’entreprise. Afin de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et préserver l’intégrité de son contenu, l’utilisation d’une signature électronique est également recommandée. C’est une solution à la fois simple et économique. Pour les entreprises qui possèdent un EDI ou échangent de données informatisées, c’est une bonne alternative pour transmettre les documents. Il faut rappeler que les factures électroniques doivent être conservées sur le support informatique choisi par l’entreprise pendant au moins six ans.

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Meilleur logiciel de facturation certifié : notre comparatif

NeedMe

NeedMe (voir notre avis) est le logiciel de facturation certifié qui est conçu pour répondre aux particularités des métiers des autoentrepreneurs, prestataires de services dans le secteur de la digitale et aussi aux professionnels libéraux. Cet outil intègre plusieurs fonctionnalités permettant de créer un devis, une facture ou un avoir. Il permet aussi de construire un catalogue de produits ou services, d’améliorer la relation client et d’accéder à toutes les informations clés comme le chiffre d’affaires, les factures en cours et les impayés.

En plus de ses différentes fonctionnalités, NeedMe permet aussi de sécuriser, conserver et archiver les données en cas de contrôle fiscal.

 

Macompta.fr

C’est le logiciel de facturation en ligne conçu pour gérer la facturation, la comptabilité, les mobilisations et la liasse fiscale d’une entreprise. Simple d’utilisation et doté d’un tableau de bord intuitif et ergonomique, Macompta.fr (voir notre présentation) répond aux besoins des autoentrepreneurs et entreprises de moins de 10 salariés. Cet outil est uniquement disponible sur ordinateur. Même si l’éditeur ne propose aucune application pour mobile, Macompta.fr est un site responsive qui s’adapte aux mobiles.

En utilisant ce logiciel, vous aurez la certitude que toutes vos données seront stockées et entièrement protégées contre toute modification. C’est un aspect important que vous ne devez pas négliger pour mener à bien l’activité de votre entreprise sur le long terme.

 

Sinao

Sinao (voir notre avis) est un logiciel de facturation en mode SaaS 100% en ligne. Avec son interface très simple d’utilisation, cet outil permet aux dirigeants et experts-comptables d’améliorer le processus de gestion de la trésorerie de leur entreprise. À part la facturation, Sinao intègre aussi d’autres fonctionnalités ne citant que la synchronisation bancaire et l’accès multi-utilisateurs. En effet, Sinao est un outil plus adapté aux structures de type EURL, SARL, SASU et SAS.

C’est un logiciel certifié qui peut conserver et assurer l’inaltérabilité des documents d’origines relatives aux encaissements et vente. C’est un aspect important pour assurer la traçabilité de toutes les actions.

 

Facture.net

Facture.net (voir notre présentation) est un logiciel de facturation en ligne, gratuit et sans limites d’inscription. Ce logiciel est adapté à tous les statuts. Équipé de fonctionnalités de facturation fondamentale, l’éditeur de Facture.net met à votre disposition un outil CRM de base de données afin de garantir une gestion optimale de vos clients. À la différence des autres logiciels de facturations, Facture.net est développé par Codeur.com qui est une plateforme de mise en relation. C’est cet aspect qui garantit la sécurité de toutes les données stockées.

 

Debitoor

Debitoor (voir notre avis), c’est le logiciel de gestion de facturation 100% en ligne qui est disponible en six langues. Ce logiciel intègre plusieurs fonctionnalités, permettant aux freelances, microentreprises et TPE de bien structurer la gestion de leur activité ou entreprise. Debitoor propose une interface simple, mais intuitive et modulable.  Vous pouvez afficher plusieurs modules sur votre page d’accueil pour faciliter votre tâche.

Il faut souligner que c’est un logiciel de facturation certifié antifraude qui satisfait à des conditions de sécurisation, d’inaltérabilité et de conservation de toutes les données. Ce logiciel permet aussi d’archiver les données et garantir leurs intégrités dans le temps.

 

Quickbooks

Quickbooks (voir notre présentation) est un logiciel de comptabilité et de facturation entièrement en ligne. Conçu pour répondre aux besoins des freelances et des entreprises de moins de 20 salariés, ce logiciel est parfait pour automatiser la gestion de la facturation et celle de l’entreprise en général. Que vous soyez freelance ou dirigeant d’entreprise, Quickbooks vous garantit une prise en main facile et une interface ergonomique.

C’est un logiciel garanti anti-fraude qui sécurise et protège les données contre toutes modifications et autres tentatives. Pour vous aider dans la gestion de votre facturation, l’éditeur de cet outil met à votre entière disposition une application mobile complète. De ce fait, vous pouvez l’utiliser à tout moment et depuis n’importe quel type de support connecté.

 

Factomos

Factomos (voir notre avis) est un outil de facturation en ligne, édité par des experts-comptables. Ce logiciel indépendant répond aux exigences des freelances et des autoentrepreneurs. Il intègre plusieurs fonctionnalités intuitives et permet de générer des factures et des devis. Pour faciliter votre tâche, Factomos met à votre disposition un tableau de suivi de chiffre d’affaires, de trésorerie et de suivi des stocks.

Toutes ces fonctionnalités permettent aux professionnels et aux entreprises d’automatiser la facturation, d’accélérer le processus et d’éviter les éventuelles erreurs.  Certifié anti-fraude, ce logiciel propose une fonction de clôture pour empêcher les actions sur une période passée.

 

Freebe

Freebe (voir notre présentation) est le logiciel de facturation certifié anti-fraude conçu exclusivement pour les microentreprises. Avec une prise en main très facile, cet outil 100% en ligne permet de gérer la facturation et la comptabilité ainsi que d’améliorer la trésorerie de l’entreprise.

En plus des fonctionnalités de base, Freebe permet de réaliser les déclarations URSSAF. Cet outil intègre également une fonctionnalité Timetracking qui permet de facturer à l’heure ou au jour. En utilisant ce logiciel de facturation, vous aurez la certitude d’être en conformité avec les contraintes réglementaires en vigueur.