La dématérialisation des documents, des signatures et des tampons au sein des entreprises s’accélère

Nous basculons petit à petit vers cette ère numérique initiée depuis plusieurs années. Les contacts physiques et les utilisations du support papier deviennent de plus en plus rares. Et même si les factures avec signatures physiques et les tampons sont encore en vigueur, il est indéniable qu’ils vont commencer à disparaître. Ils doivent bientôt laisser la place à de nouvelles solutions numériques.

Du support papier aux documents numérisés

Le support papier est pour l’instant la solution la plus utilisée

Pour l’instant, les factures éditées dans un support papier, signées à la main et tamponnées restent d’actualités. Ce sont surtout la qualité de l’impression et la qualité du tampon qui ont évolué. Il est désormais plus facile également de commander un tampon. Il suffit de se rendre sur le site d’un fabricant, de concevoir son tampon en ligne et d’attendre de se faire livrer. À titre d’exemple, de nombreux modèles de tampon personnalisable sont disponibles sur Otypo.

La simple copie au format numérique

Néanmoins, de plus en plus d’entreprises conservent leurs documents officiels dans un format numérique. Dans la pratique, les entreprises impriment les documents comme les factures, les signent et apposent leur tampon avant de les scanner à nouveau et de les conserver dans ce format final. Cette façon de faire procure plusieurs avantages, dont l’accélération des traitements et la facilité pour les futurs traitements des informations. Par ailleurs, l’abandon du support papier est aussi perçu comme une démarche écologique.

Que dit la loi à propos des conservations au format numérique ?

Les entreprises qui ont recours à cette pratique devront se soumettre aux réglementations en vigueur :

• La copie numérique doit être identique à 100% de l’originale. Les signatures et les tampons, entre autres, doivent donc être bien présents. Aucun traitement, notamment grâce à un logiciel de traitement d’image, ne doit être appliqué.
• L’entreprise doit s’assurer que la méthode de numérisation n’altère pas la qualité de l’image. Une disparition d’une partie du texte ou du tampon de par un mauvais matériel de numérisation, par exemple, n’est pas tolérée.
• Le document original ne doit pas être jeté. Si le document numérisé peut être valable chez un client ou un partenaire, il ne le sera pas aux yeux de l’administration. Il ne pourrait être utilisé comme justificatif pour le calcul des déductions de TVA par exemple.

L’arrivée des solutions numériques pour la certification des documents

Le règlement eIDAS

Entré en vigueur le 17 septembre 2014, le règlement eIDAS va changer la donne sur la transmission des documents officiels à l’intérieur de l’Union européenne. Dans le but de développer le commerce et les transactions électroniques entre les États membres, le Conseil de l’Union a adopté de nouveaux changements. L’identification électronique, comprenant donc la signature numérique et le cachet numérique, se trouve au cœur de ces nouvelles orientations.

Les signatures et les tampons numériques, comment ça marche ?

L’identification électronique se fait grâce à un logiciel associé à une application en ligne. L’émetteur d’une facture, par exemple, effectue la saisie du document sur le logiciel. Il signe et tamponne ensuite celui-ci d’une manière électronique et l’envoie, toujours à travers le logiciel. Le récepteur de la facture reçoit un lien généré par l’application en ligne. Ce lien lui signifie que le document est disponible pour le téléchargement et que son intégrité n’a pas été compromise. En outre, l’application en ligne permet de certifier un document, même s’il a été envoyé d’une autre manière au récepteur. Notez aussi que l’éditeur de la facture peut ne pas être le signataire. Il peut par exemple mettre le tampon électronique avant d’envoyer le document à un autre collaborateur qui en sera le signataire, toujours à travers le logiciel.

La valeur juridique de la signature et du tampon électroniques

Dès lors que l’entreprise fait appel à une entreprise agréée pour lui fournir le logiciel et le service associé, la signature électronique et le tampon électronique sont juridiquement valables. Si elle associe cette application avec son logiciel de gestion, elle est dispensée d’impressions papier par exemple pour ces factures. En effet, le logiciel garantit l’identité de l’émetteur et l’intégrité du document.

La différence entre la signature et le tampon numérique d’entreprise

Pour conclure, il convient de bien différencier les termes : signature électronique et tampon ou cachet électronique. En réalité, les points communs et les différences entre ces deux termes ne sont pas loin de ceux entre la signature et le cachet traditionnel. Par exemple, la signature est faite par une seule personne, tandis que le cachet peut être fait par plusieurs. La signature engage aussi les responsabilités du signataire tandis que le cachet engage l’entreprise dans la globalité.