Un agent immobilier se doit d’optimiser la gestion de son temps de travail. En effet, ce professionnel est souvent au-devant de tâches chronophages qui peuvent très vite devenir de véritables casse-tête s’il ne s’organise pas de manière optimale. La question qui se pose dans ce cas, c’est comme gagner du temps afin d’assurer la gestion immobilière et ainsi, assurer sa productivité. Mais aussi, peut-on s’aider d’un logiciel de gestion locative pour s’en assurer.

Les bonnes habitudes à adopter pour bien gérer son temps

Mettre en place un planning strict hebdomadaire

Une bonne planification hebdomadaire de votre temps permet d’améliorer votre productivité et d’optimiser votre performance en tant qu’agent immobilier. Un agent immobilier peut avoir de nombreuses tâches à faire chaque jour. Il doit en effet, jongler entre les visites de biens avec les clients, la gestion locative, la recherche de biens à louer ou vendre, la recherche de clients, etc. S’il est mal organisé, tout cela peut devenir un véritable casse-tête. Ainsi, idéalement, il est préférable de mettre en place un planning par semaine. Il est aussi choisir un bon outil de productivité pour vous aider.

Pour ce faire, vous devez définir les objectifs à atteindre afin de bien déterminer les priorités. Idéalement, il est recommandé d’utiliser un outil de type time blocking. Il permet de déterminer les tâches en fonction de différentes activités telles que :

  • La prospection
  • L’établissement de différents dossiers et contrats
  • Les différentes analyses
  • Les visites
  • Les rappels et recouvrements

Rendre les tâches à répétition automatiques

Pour un agent immobilier, il y a des tâches répétitives qui peuvent prendre du temps. Des outils de gestion sont également disponibles sur le marché pour aider le professionnel et être plus productif. Il s’agit des solutions de marketing automation. Elles vous aideront à gérer les données et les informations de vos clients. Elles permettent également d’avoir un aperçu de l’historique du parcours de chaque client. Cela permet de gagner beaucoup de temps.

Savoir déléguer certaines tâches

Si vous sentez que vous êtes submergé par diverses activités, n’hésitez pas à déléguer. Cela vous donnera du temps pour assurer d’autres tâches qui vont permettre à vous et à votre équipe d’être plus productifs. Déléguer signifie entre autres que vous assignez les tâches en seconde priorité à votre équipe. Il permet aussi d’optimiser votre temps et votre agenda hebdomadaire en dégageant un peu de temps pour vous concentrer sur les priorités. Cela permet également de démontrer votre confiance à votre équipe en l’impliquant. Vous viserez ainsi l’amélioration de la performance de tous vos collaborateurs.

Dégager un peu de temps pour vous concentrer et faire une rétrospection

Lorsque vous travaillez, vous devez éviter tout élément qui pourrait vous distraire. Si vous avez tendance à utiliser votre téléphone en permanence ou  qu’il sonne à longueur de journée, prenez un petit moment pour vous concentrer sur un dossier par exemple, et éteignez votre smartphone. Une méthode facile et efficace peut vous aider dans ce cas, comme la méthode Pomodoro. Elle ne vous demande qu’un temps de concentration de 25 min au quotidien. Durant ce laps de temps, vous pouvez vous focaliser sur une tâche bien précise sans être dérangé.

Ensuite, en fin de journée, prenez un temps de réflexion et faites une rétrospection. Cela permet de voir ce qui a été fait et ce qui ne l’est pas. Vérifiez si les objectifs ont été atteints. Il est possible de repenser à certaines stratégies à mettre en œuvre dans ce cas.

Utiliser un logiciel de gestion locative

La gestion locative fait partie des tâches récurrentes de certains agents et agences immobilières. Pour ce faire, le professionnel peut recourir à un logiciel de gestion locative. Ce type d’outil permet de gérer au mieux le temps de travail de l’agent immobilier et ainsi, le rendre plus productif.

Un logiciel de gestion locative, c’est quoi ?

Il s’agit d’une solution informatique qui va aider l’agent à suivre certaines tâches. Cela concerne par exemple, le suivi du paiement des loyers, mais aussi les diverses indexations. Il permet également de calculer les charges à acquitter, les taxes et les impôts à payer, etc. Il faut noter que ces logiciels sont souvent disponibles et traitables en ligne. Vous trouverez aussi en ligne, des solutions gratuites. Mais idéalement, pour un professionnel, passer par une version payante permet d’accéder à des fonctionnalités et des services plus complets.

Pourquoi utiliser ce type de gestion ?

La gestion d’un parc immobilier est une activité tout particulièrement chronophage. En se faisant aider par une solution informatique de gestion locative, l’agent aura la possibilité de rendre certaines tâches répétitives et qui consomment du temps, automatiques. Il peut s’agir de la gestion de la relation client, de la gestion financière et le recouvrement des loyers, de la gestion des contrats, etc.

Ce type de logiciel vous alerte si un locataire accuse un retard dans le paiement de son loyer. Vous pourrez ainsi prendre les mesures appropriées. Il a aussi la capacité de stocker toutes les données de vos clients et des locataires de vos clients. Cela facilite leur gestion. Il est aussi possible d’avoir des canevas de lettres et documents en tout genre que vous pourrez remplir ou mettre à jour, et ensuite, envoyer aux destinataires cibles.